仕事が終わらない？

今日は目標を達成するまでの時間を大幅に短縮し、満足感が得られるとても簡単な方法を教えよう。

3週間のタスクリストを見直す

私が以前勧めたように、あなたは毎日何かしらのタスクリストを活用しているだろう（していないなら、この記事後半の「タスクリストを活用していない？」まで飛ばして読むこと）。

過去3週間分のタスクリストを検証してみよう。終わらなかったタスクが1日いくつあったか平均値を書き出す。ハイライトを入れたタスク（優先順位が高いもの）で、終えることができなかったものにはチェックを入れること。予定よりタスク終了に時間がかかった頻度も調べる。

問題１：すべてのタスクが終わらない

（平均して）1日に2つ以上のタスクをやりそびれているなら、下記3つの項目のうちの1つを実行してみよう。

1. 働く時間を伸ばし、そのことに不満を持たない
2. 日常業務をもっと効率的におこなう方法を学ぶ
3. タスクを減らす

おそらく、あなたは2番目の解決策を選ぶだろう。それは構わない（のちほど効率的な記事の読み方と的確なメモを短時間で書く方法を教える）。しかし、あなたが必要以上のタスクをやろうとしている可能性にも目を向けてもらいたい。モチベーションの高い人や、私のために働いてくれる人はこのカテゴリーに属し、タスクを詰め込みすぎる傾向にあるのだ。

長時間働く、または仕事のスピードをあげるという解決策を選んだ人は１つか２つのタスクを選んで誰かに委託、もしくは放置する。あなたのリストから削除してしまおう。

問題2：ハイライトを入れたタスクが終わらない

目標達成に必要不可欠で重要なタスクが終わらないのなら、それは深刻な問題である。スケジュールを変更し、ほかの業務が忙しくなる前の朝一番にこれらのタスクを済ませてしまうべきだ。

この問題を抱えている人にとって、これは気に入らないかもしれない。しかし、おそらく唯一の効果的な解決策なので試してほしい。優先順位の高いタスクを終えてから１日を始める気持ち良さを味わえるはずだ。

明日のリストをもとに今日から始める：

（まだ間に合うのなら）今日か明日のタスクリストを見直し、すぐに次のことを始めてみよう。

1. タスクごとに現実的な時間を設ける。
ハイライトのタスクは1日1〜2つだけする。これらは目標に向けて前進するための最も大切なタスクだと心に留めておく。

「緊急」タスク（放っておいたために急いでやらなくてはいけなくなった本来あまり重要ではない仕事）とは区別すること。

2. オフィス環境で働いている場合、予期せぬ突発的な割り込みの仕事のためにも毎日1時間は確保しておく。

3. 終えることができないタスクで困っているのなら、1〜2つのタスクをほかの人に振ってしまうこと。他人に任せることは難しく思えるかもしれないが、慎重に検討すれば成功するだろう。

4. 1日の仕事をブロック分けする（リストに太字で横線を入れてもいい）。各ブロックにある似たようなタスク（執筆/電話/会議など）をグループ化すればもっと効率的になるはずだ。1ブロックを終えたところで散歩やストレッチ、コーヒーブレイクなど5分間のリラックスタイムを挟む。1日12時間なら4時間を3つ、もしくは3時間を4つに分ける。2時間を6つに分けてもいいだろう。

5. タスクが終わるまで働き続ける。多くの人がやらないことに取り組んでいるのだと自覚し、自分はラッキーなのだと考えよう。

タスクリストを活用していない？

それはなぜ？
すでに申し分なく効率的に働いているから？
3人分働いているから？
タスクリストを使っても効率性を改善できなかったから？

あなたがそう主張するなら、それでもいいだろう。

タスクリストの重要性が分からない？

たとえ、あなたが非効率で生産性が低くても成功することは可能だろう。しかし、生産性が低いままでいたいのか？時間の自己管理ができていないと、ほかの人があなたの代わりをやることになる。そうなればあなたは自発的ではなく受け身の姿勢で仕事にあたることになり、基本的な独立性を失う。

人生で最も大切な資源（あなたの時間）をコントロールできなければ、その怠慢のせいで次第にストレスがたまり、混乱し、収入を失うことになるのだ。

マーク・M・フォード

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