オフィスでより効率的になる10のヒント

From:リッチ・シェフレン

あなたは１日に何時間、「生産的な時間」を持っていますか？

おっと！その前に生産的な時間の定義が必要でしたね。ここで私がいう、生産的な時間とは、あなたの収入に直結する時間のことです。

ある調査によると、フォーチュン500のCEOたちは、なんと1日に30分ほどしか生産的な時間がないと言います。まぁ、これは予想が付きますよね。

きっとあなたは、フォーチュン500のCEOではないと思うので、30分より遥かに多くの生産的な時間を持てると思いますが、注意しないと1日仕事をしていたのに生産的な時間がほとんどなかったということになってしまいがちです。

実際、同僚と話したり、ネットサーフィンをしたり、メールをチェックしたり、電話に対応したり、勉強をしたり、オフィスを片付けたりというのは、起業家であるあなたにとって、生産的な時間に入りませんからね。必ず覚えておいてください。

もしそのような非生産的な行為をして、１時間ごとに5分を無駄にしているとしたらどうでしょうか？この５分というのは、大した時間ではないと思われがちですが、この数分を累積していくととんでもない時間になることが分かります。

この累積された数時間があれば、もっと仕事をこなしたり、家族と一緒に家でくつろいだりできるのですから。だから、今日はあなたに1分1分を有効的に活用する10のヒントを紹介したいと思います。

1.オフィスを整頓する

常にガラクタが目に入るオフィスはすでに時間を無駄にしています。オフィスが散らかって見えるようなものはすべて除去します。

2.効率的なワークステーションを設定する

もしあなたがファイル用のキャビネットを頻繁に使用するのであれば、デスクの近くに置き、必要時にわざわざ部屋の向こうまで歩いて取りに行かないで済むようにします。よく使用するモノは自分の席の近くに置いて、すぐに取り出せるようにします。

3.手持ちのタスクに集中する

複数のことを同時に行なうマルチタスクは、仕事の一環として時には必要です。ですが、不必要に一つのタスクから次のタスクへ行ったり来たりする場合があります。既存のプロジェクトを完了してから次に移るようにしてください。

4.メールを整理する

不必要なメールは削除し必要なメールは、フォルダーを作成して保存します。見たいメールを検索する際に見つけやすいですし、何百通もあるメールをフィルターにかける必要もなくなります。

5.書類を整理する

デスクの表面を書類の山で埋める代わりに、1日の終わりに10分間だけ使用頻度の低い書類をファイリングします。外に出しておかなくてはならない書類があれば、縦置き式のラックに整理して保管します。

6.タスクを委任する

ビジネスオーナーやマネージャーの多くが、仕事の振り分けを難しいと感じています。自分を解放して他のビジネスチャンスに取り組めるよう、スタッフに仕事を振らなければなりません。直接対応する必要のない電話やメールはスタッフに任せます。

7.電話はすぐ返す

電話で受けた伝言を溜め込まないようにして、電話はすぐに返します。10分間で電話を返せるところを、メッセージを溜めてしまえば1時間かかってしまうこともあります。多忙なスケジュールから1時間を捻出するよりも、1日の中の数分を確保する方が断然簡単です。

8.社員の役割を明確に理解させる

それぞれの社員が自分の仕事は、何をすることか明確に理解させます。スタッフそれぞれの役割が重複しないようにします。会社内のポジションの標準オペレーションプロセスを作成します。

9.会議には議題を用意してそれを活用する

会議には必ず時間制限を設け、各議題から話し合いが反れないよう誰か確認係を任命します。各議題をできる限り短時間でカバーするようにします。

10.カレンダーは1つに絞る

予定を書き込むカレンダーは1つに絞り、そこで情報を共有するようにします。

重要なノート：

あなたの周辺が整理されタスクをスタッフに割り振れるようになると、突如としてあなたの1日が長くなったように感じられるかもしれません。

しかし時間が増えたわけではありません。これはただ単にビジネスを最大限の効率で稼働させた、ポジティブな結果なのです。

リッチ・シェフレン

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