会議に欠かせないモノと役割

先日、あるチームの中で嫌な空気感になりました。


このチームは、内外ともに幾つかの会社で
構成されているチームだったのですが、
外部であるAさんが、感情的にイライラし発した
たった一つの言葉で、場の空気が悪くなったんです。


皆さんなら、そういう時どうしますか？


そもそも何故、そうなったかというと
外部であるAさんの仕事量が、一杯になる
という事で、システム化しようというのが
始まりでした。

システム化に向けて、全員でミーティングを
しようという事で始まった会議でした。

最初、Aさん以外のメンバーは、Aさんの
負担を軽減しようと、多忙の中時間を割いて
何か良いアイデアは無いか？と真剣に
アイデアを出そうとしていました。

しかしAさんは・・・
冒頭から何かイライラしている様子。

話し合いが進む中、次第にAさんのイライラが
増しているのが手に取るように解ったのですが
僕は場の様子を観察し続けました。

だんだん場の緊張感が増してきて、発言もしづらい
空気感になり、誰が何かを言ってもAさんからの
返答で静まり返る・・・そんな雰囲気に陥りました。

しまいには、メンバーの中で誰もが認めるほど
真摯に励み、成果を出している人に対して
Aさんが、「管理が甘いんじゃないの？」と
言ったことで、その場にいたAさん以外の
人達は呆気に取られ、Aさんの人柄にさえ
不信感を抱いた様子でした。


このままではダメだと思い、僕が
「ちょっと発言しても良いですか？」と
断りを入れてから、ゆっくり話し始めました。


僕「まず現状整理として今、出た話から課題は
　　○○で優先順位を考えると、二択しかない
　　という事で良いですか？」

Aさん「はい。」

僕「この選択に必要性は、どれほど
　　高いものなんですか？」

Aさん「あなた、何も解っていない」

僕「すみません。あえて質問させて頂いて
　　いるので答えて頂けませんか？」


Aさんは、しぶしぶ説明し始めました。


その話を終始、黙って聞いていた僕は、
Aさんが話し終わったタイミングで確認を取るように
「その問題は、Aさんにとって本当に
困っている事なんですね。よく解りました。」

続けて、
「その問題を解消するには、何が必要ですか？」
と投げかけました。

そこでAさんは、ハッと我に返った様子で
「このチーム全員で協力して解決することです。」
と自分が、イライラしてチームメンバーに
八つ当たりした事に気付いてくれました。

僕はそれが解ったので
「Aさん、ここにいる人達は全員、味方であり
チームなんですよ。だから感情だけでは
良い話し合いにはならないので、
すべき事やりましょう」と話し、
必要なタスクの洗い出しから期限まで、
それぞれに優先順位を決めて割り振りました。


そこから無事に悪かった空気が変わり、
Aさん以外のメンバーも「まぁ忙しくて
大変な時は、イライラも多少しますよね」
と理解を示してくれて、Aさんも、
それには感謝を示し、事なきを得ました。


無事にミーティングが終わったので
そこから僕は、個別にAさんに連絡を取り
Aさんと一緒に先程の内容を振り返りました。

そこでAさんは、何度も僕に謝ったのですが
僕は「謝る相手が違うと思いますよ」と、
先程の場で「管理が甘いじゃないの？」と
発言した相手に謝罪を伝えた方が良い
と伝えると、すぐさま電話をして
謝罪をされていました。

こうしてシコリが全くない状態に戻れたので良かったです。


さて、今日書いた内容をまとめると、一見、
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自分の感情をコントロール出来ず、人に
当たってしまう人には、きちんと注意をして、
チーム全体で気持ちよく仕事をして行こう！
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という話しに見えるかもしれませんが、

今回僕が伝えたかったのは、そこではありません。


目を向けて欲しいのは、
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その会議自体が、どんな目的を達成する
ために行われているかを、認識させて
あげることはとても重要だというです。
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今回、僕達が行った会議は、
「Aさんの作業をシステム化し、負担を
減らすためには、何が必要か話し合う」
という、明確な目的がありました。

もしこの明確な目的がなかったら、あるいは
誰も明確な目的を意識していなかったら、
どうなっていたでしょうか？

Aさんの感情的な発言で、場の雰囲気が
悪くなり、みんなが嫌な思いをし、
目の前に起きた現象にとらわれて
結局、何の為の話しあいだったのか
解らないまま、会議は終わってしまう事に
なったのではないでしょうか？


報告会や、特に明確な目的のない定例会議など、
現状を把握するためには必要な集まりではありますが、
どんな会議であれ、目的を持った会議をしなければ、
個々が好き勝手な発言をしてしまった時に
会議の方向が変わってしまうことがあります。

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「この会議は何を解決するために
開かれたものなのか？」
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この事を会議をリードする人が常に意識し、
スタッフの方々の誘導をしてあげる役割は、
とても重要なポジションなのです。


僕は日頃、会議が始まる時には必ず
目的を書いたメモを、常に目にする
ところにおいています。

そうすると、どんな話の方向に行っても
戻って来れるからです。
そして、その結果を書き込むようにもしています。


今日の会議で、ちゃんと話せたか話せなかったか。
ポイントは、どこだったか等、たくさん書くようにしています。

会議をリードする人や、サポートする人は
そういうクセをつけておくと良いかもしれませんね(^^)